Datenschutz bei maXXteam
maXXteam ist ein Team-Urlaubsplaner mit Zeiterfassung (maXXplan). Anders als die meisten bygue-Apps ist das eine Server-App: Die Daten liegen auf unserem Server, damit dein Team sie gemeinsam sieht.
Verantwortlicher
Günther Kötschler
privacy@bygue.app
Das Wichtigste zuerst
- Gespeichert wird, wann jemand frei hat. Für normalen Urlaub fragt maXXteam nie nach dem Grund; für Diagnosen oder Krankmeldungen gibt es bewusst kein Feld.
- Beim Stempeln wird kein GPS-Standort erfasst.
- Die Daten liegen auf unserem Server bei Cloudflare. Cloudflare verschlüsselt die gespeicherten Daten; unser Server kann sie lesen, es ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
- Keine Werbung, keine Analyse- oder Tracking-Dienste von Drittanbietern und kein Verkauf von Daten.
Wer für Teamdaten verantwortlich ist
Nutzt ein Unternehmen maXXteam für seine Mitarbeitenden, ist das Unternehmen für die Daten seiner Mitarbeitenden verantwortlich; wir verarbeiten sie als sein Auftragsverarbeiter nur nach seinen Weisungen (Art. 28 DSGVO). Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) stellen wir Unternehmen auf Anfrage zur Verfügung. Für Auskunft, Berichtigung oder Löschung dieser Daten wende dich deshalb zuerst an deinen Arbeitgeber; wir unterstützen ihn dabei. Für dein bygue-Konto als Teamleitung, das Web-Dashboard, Benachrichtigungen und diese Website sind wir selbst verantwortlich.
Welche Daten, wo sie liegen
Team und Personen
Teamname, Beitritts-Code, Land und Region, Rollen; je Person Name, Personalnummer und Kürzel, Eintrittsdatum, Abteilung und Standort (Firmenstandorte mit Adresse) sowie die PIN für die Stempeluhr, die wir nur geschützt speichern. Lädt die Leitung jemanden per E-Mail ein, speichern wir Name und E-Mail-Adresse der eingeladenen Person; die Einladung verschickt ein E-Mail-Dienstleister (Resend, USA).
Urlaubsplanung
Urlaubszeiträume, Anzahl der Tage, Status und Entscheidung samt Begründung. Bei Sonderurlaub wählt die Person einen Anlass aus einer festen Liste (Umzug, Hochzeit, Geburt, Trauerfall, Bildungsurlaub, Zeitausgleich, Sonstiges). Anlass, Notizen und Begründungen sehen nur die Person selbst und ihre Leitung (Team-, Abteilungs- bzw. Standortleitung); das übrige Team sieht nur, dass jemand weg ist. Lädt die Teamleitung das Urlaubsformular der Firma hoch, speichern wir es, um Anträge damit auszufüllen.
Zeiterfassung (maXXplan)
Dienstplan, Stempelzeiten (Kommen, Gehen, Pausen) mit ihrer Quelle (App oder Stempeluhr-Tablet, beim Tablet mit dessen Firmenstandort), Korrekturen, Freigaben und ein Änderungsprotokoll, wer wann was geändert hat. Dazu Abwesenheiten mit ihrer Art, darunter Krank, Krank ohne Bescheinigung, Krankengeld und Kind krank, so wie es eine Zeiterfassung verlangt. Das sehen nur die Person selbst und ihre Leitung, nie das restliche Team. Korrigierte Stempel werden nicht überschrieben, sondern als ungültig markiert, damit Änderungen nachvollziehbar bleiben. Notizfelder sind freiwillig; trag dort bitte keine Gesundheitsangaben ein.
Wer ein Konto braucht
Mitarbeitende brauchen kein Konto: Sie treten mit einem Team-Code und ihrem Namen als Gast bei; dafür legt der Server ein internes Gast-Konto ohne E-Mail-Adresse an. Am Stempeluhr-Tablet stempelt man mit Kürzel oder Personalnummer und PIN. Teamleitungen nutzen ein kostenloses bygue-Konto mit Benutzername und E-Mail-Adresse.
Benachrichtigungen
Die App kann an Planungsfristen und offenen Resturlaub erinnern. Dafür speichern wir eine Geräte-Kennung für Mitteilungen. Die Mitteilung (Teamname, Zahl der offenen Urlaubstage, Frist) geht über unseren eigenen Mitteilungsdienst an Apple bzw. Google, die sie zustellen. Jede Person kann die Erinnerungen abbestellen.
Lizenzen
Für Firmen-Lizenzen speichern wir Firmenname, Kontakt-E-Mail, Tarif und die monatliche Zahl der Personen und Teams als Abrechnungsgrundlage. Gekauft wird über Apple oder nach Absprache mit uns.
Web-Dashboard und Kontaktformular
Bei Anmeldungen im Web-Dashboard protokollieren wir zum Schutz vor Missbrauch technische Angaben, darunter die Browser-Kennung (User-Agent), die dein Browser ohnehin mitschickt (siehe „Diese Website“ in der Übersicht). Das Kontaktformular auf der Produktseite speichert deine Angaben (Firma, Name, E-Mail, optional Telefon, Teamgröße, Wünsche, Nachricht), damit wir deine Anfrage bearbeiten können; sie werden bei uns auch als interne Aufgabe angelegt.
Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Wofür | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Teamdaten von Firmenteams (Urlaub, Zeiterfassung, Abwesenheiten) | Rechtsgrundlage des Arbeitgebers als Verantwortlichem, in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO; für Krankheits-Abwesenheiten Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit dem Arbeitsrecht. Wir handeln als sein Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). |
| Teams ohne Arbeitgeber dahinter, Konto der Teamleitung, Lizenzen | Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Benachrichtigungen | Einwilligung über die Abfrage des Betriebssystems (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG) |
| Kontaktformular | Einwilligung über das Häkchen im Formular (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); geht es um einen Vertrag, zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Protokoll der Dashboard-Anmeldungen einschließlich Browser-Kennung (User-Agent), Schutz der Stempeluhr vor falschen PINs | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einem sicheren Dienst und an der Erkennung von Missbrauch |
Wo wir uns auf unser berechtigtes Interesse stützen (lit. f), kannst du widersprechen; Einwilligungen kannst du jederzeit widerrufen. Einzelheiten stehen auf der Übersichtsseite.
Drittanbieter
| Dienst | Wofür |
|---|---|
| Cloudflare | Betrieb von Server, Datenbank und Dateispeicher |
| Resend | Versand von Einladungs-E-Mails |
| Apple (APNs), Google (FCM) | Zustellung von Mitteilungen |
| Apple | App-Store-Käufe, sofern in der App angeboten |
Speicherdauer und Löschung
- Teamdaten: solange das Team besteht. Löscht die Teamleitung das Team, werden alle Teamdaten einschließlich hochgeladener Formulare gelöscht.
- Ausgeschiedene Personen: Wer das Team verlässt oder entfernt wird, verliert den Zugang; Urlaubs- und Zeiterfassungsdaten bleiben beim Team, bis das Team gelöscht wird.
- Leitungs-Konto: bis du es löschst, dann nach 30 Tagen Bedenkzeit endgültig. Teams, die du leitest, gehen an eine andere Leitung über oder werden aufgelöst.
- Web-Anmeldungen: IP-Adresse 30 Tage, übrige Angaben 180 Tage.
- Kontaktanfragen: 6 Monate nach Abschluss der Anfrage, wenn daraus kein Vertrag wird.
Allgemeines und deine Rechte
Wer verantwortlich ist, welche Rechtsgrundlagen gelten, wie wir Server und das gemeinsame bygue-Konto betreiben, welche Empfänger außerhalb der EU sitzen und welche Rechte du hast (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf von Einwilligungen, Widerspruch, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde), steht für alle Apps gemeinsam auf der Übersichtsseite. Einen Vergleich aller Apps findest du unter Wo liegen meine Daten?
Zur Übersicht: Verantwortlicher, Rechtsgrundlagen, Empfänger, bygue-Konto, Website, deine Rechte